Každý deň sa do sveta zasiela 183 miliárd e-mailov. Povieme vám, ako sa uistite, že váš list nie je stratený vo všeobecnej mase. A tak, že príjemca ho nielen poslal do košíka, ale odpovedal aj pozitívne na neho. Pravidlá písania obchodného listu budú pre každého užitočné. Bez výnimky. AKO PÍSOMNIŤ PÍSMO?
Je potrebné začať tradične: "Drahý Ivan Sergejevič, ahoj!" Bol tu prípad, keď jedna veľká spoločnosť vo svojej korešpondencii zmenila klasický príhovor "Drahý" na "Drahý". A hoci, zdá sa, emocionálne odvolanie sa stalo teplejšie, partneri boli ostražití. V žiadnom prípade nepoužívajte ako pozdrav frázu "Dobrý čas dňa" - po prvé, nikto v živote nemôže hovoriť, a za druhé, môžete mať dojem, že vám nie je jedno, keď dostanete list.
MÔŽEM POUŽÍVAŤ V PÍSMOCH SMILE?
Ak je list adresovaný cudzincovi a má obchodný charakter, smajlíci môžu vytvoriť pocit oboznámenosti s adresátom. V neformálnych listoch adresovaných kolegom nie sú smajlíky zakázané. Ak však máte informácie v liste, ktorý by jedného dňa mohol potrebovať generálny riaditeľ vašej spoločnosti, premýšľajte nad tým, či chcete, aby sa usmievavá zátvorka dostala do očí?
AKO NEMUSETI POVOLIŤ NEGATÍVNE EMÓCIE, KTORÉ BOLI ZVÝŠIŤ TÓN PÍSMEN?
Ak nie ste s niečím nespokojní, ale nechcete prerušiť vzťah s páchateľom výskytu negatívnych emócií, ale budete s ním konať konštruktívny dialóg, neodošlite list okamžite. Prečíme si text kolegu, ktorý nie je zapojený do konfliktu, alebo ho pošleme neskôr, keď môžete napísať list neutrálny tón.
AKÉ PRÍPADY MUSÍTE UDEĽOVAŤ PÍSMENY?
List by mal mať vždy tému. Toto dáva stavovú správu a často šetrí z spamu. Téma by mala byť krátka a priestranná, aby vás poukázala na predmet vašej spolupráce s adresátom. Napríklad, ak ste stretli klienta na konferencii, fóre alebo výstave, je logické predpokladať, že vo svojej krabici bude veľa písmen s témou "ponuka" alebo "spolupráca". Preto mu lepšie pripomeniete svoje meno alebo názov firmy. A ak už dlho poznáte, potom v predmete listu uveďte predmet tímovej práce alebo príležitosti korešpondencie: "otázka ...", "komentár o ..."
POŽIADAJTE SA OD OSOBITNÉHO JAZYKA NEOBCHODNEJ?
Ak ste dostali list napísaný prísnym obchodným tónom, musíte odpovedať rovnakým spôsobom. Zanedbajte toto pravidlo písania obchodného listu by nemal byť.
Skúsenosti ukazujú, že prechod z formálneho jazyka na neformálny do obchodnej korešpondencie často vedie k neefektívnej interakcii. Bude pre vás ťažké diskutovať o obchodných záležitostiach a povzbudiť partnerov, aby splnili svoje povinnosti, ak sa vaša komunikácia s nimi stala priateľskou. Úradný jazyk pomáha udržiavať vzdialenosť a účinne riešiť problémy. Formálny štýl pomáha byť v prvom rade správny vo svojich vyhláseniach, čo vedie k lepším výsledkom.
JE ZÁKLADNÁ STRATÉGIA, KTORÁ MÔŽE KONŠTANTOVAŤ ADRESU RÝCHLO ODOSIELAŤ ODPOVEĎ?
Namiesto písania témy "naliehavo" alebo "rýchlo", je lepšie v texte písmena uviesť presný časový rámec, v ktorom by ste chceli dostať odpoveď. Napríklad: "Žiadam vás, aby ste odpovedali až do tohto dátumu" alebo "Úprimne vás žiadam, aby ste informovali o svojom rozhodnutí najneskôr do tohto dátumu. Nepokúšajte sa tento proces urýchliť tým, že adresátovi oznámite, aby očakával odpoveď: "Dúfam, že váš súhlas" alebo "prosím, odpovedzte kladne." Dajte človeku príležitosť premýšľať sám o sebe.
V ŽIADNOM PRÍPADE DÔLEŽITÉ DÔLEŽITÉ?
Tento nástroj by sa mal používať len vtedy, keď je prípad uvedený v liste skutočne naliehavý a dôležitý nielen pre vás, ale aj pre vášho adresáta. Myslíte si, že všetky prípady sú takto? Označte všetky svoje internetové listy s červenými vlajkami a výkričníkmi - zle. Spomeňte si na rozprávku o kohútiku a vlku: keď skutočne potrebujete písmeno, ktoré sa má ihneď prečítať, bude ignorované.
AKO SPRÁVNE OBSAHUJÚ PÍSOMNÚ PÍSOMNÚ PÍSMU?
Ak ste nútení niečo odmietnuť, nespúšťajte správu s vyhlásením o zlyhaní. Stručne popíšte dôvody svojho rozhodnutia a objasnite, že za určitých okolností je možné vrátiť sa k úvahe o veci. Ďakujeme za váš záujem, vyjadrite ľútosť nad takýmto výsledkom prípadu a dokončite list na pozitívnej poznámke, napríklad "prajem úspech".
Čo robiť, ak je písmeno veľmi dlhé?
Štrukturovanie textu, prelomenie kapitol, odsekov, odsekov - inak je ťažké vnímať dlhú správu. Ak je informácia daná jedným nepretržitým dielom, potom na druhom riadku osoba začne strácať záujem o to. Ideálny vzorec na zostavovanie veľkých internetových písmen vyzerá takto: jedna myšlienka je jeden odsek. Je tiež dôležité vyhnúť sa zložitým vetám a rozmazaným frázam. Aby ste rýchlo odpovedali na váš list, človek by mal od prvého počiatku pochopiť, čo od neho naozaj chce.
AKO JE TO ZLEPŠIŤ?
Odpoveď na list je postačujúce uviesť na konci meno a priezvisko. Ak iniciujete korešpondenciu, navyše uveďte svoju pozíciu a kontaktné telefónne číslo. Použitie na začiatku listu odvolania "Drahý ...", neskončite s frázou "S úprimnou váhou". Napíšte: "Najlepšie pozdravy" alebo "S pozdravom". Získajte niekoľko typov podpisov v maileri a používajte ich v závislosti od situácie.
NA ZVIERKU.
• Podľa výskumnej spoločnosti Radicati Group sa každý deň na svete odosiela 183 miliárd internetových listov, teda viac ako 2 milióny písmen za sekundu.
• Spoločnosť Kaspersky Lab, známy výrobca antispamových systémov, odhaduje, že 80% všetkých zásielok zaslaných za deň je spam.
• Podľa agentúry Gallup Media zo 70 miliónov registrovaných používateľov poštového systému mail.ru takmer 8 miliónov denne kontroluje poštovú schránku.
• Najčastejšie sa spam odosiela z USA, Ruska a Poľska.
• Najčastejšie témy neoprávnenej reklamy, ktorá sa posiela poštou, sú lieky a známi.